会議を革新する

参加スタッフのモチベーションが上がる会議にすれば、必ず業績は向上します。

 

「業績不振」の企業は、まず会議を「革新」しましょう!

 

会社が置かれている状況(経営)や課題(マネジメント)は会議の中に顕れています!

 

Planning
• 決めたことをきちんと実行する高い社員モチベーションを生み出す組織・風土づくりができているか?否か?

• 売上、利益、固定費、人件費などの数値の予実管理ができているか?否か?

• 目標達成や課題解決へ向けてのPDCA管理ができているか?否か?

• 職場や他部署の仲間を尊重し、自己よりも他人を尊重するチームワークの精神で仕事ができているか?否か?

• 目標やルールに厳しいが、人間関係には優しいリーダーシップが発揮できているか?否か?

• 定期的な新規開拓と既存のお客様から深い信頼を得、生涯顧客化ができているか?否か?

如何でしょうか?御社の会議で、上記の項目が必ず話し合われていますね。

ところが、次の質問にはどう答えられますか?

 

「時間を掛けて決めた決議事項が翌日からキチンと実行され、会議で目指した成果が出ていますか?」

 

どうでしょうか? 実は多くの企業が会議で決めたことがキチンと成果になっていないことが多いのです。何故でしょうか?

その理由を知る前にまず、会議とは何かをお伝えします。

 

■会議とは?

御社では「あるべき会議の場」を定義し、それが会議参加者で共有されていますか?

 

そもそも、会議とは何をする場なのでしょう?

 

次の3つが上げられます。

 

(1)組織として「意思決定」をする場
(2)「意思決定」したことをきちんと「約束を果たす」ことを確認する場
(3)「意思決定」したことで「起こるであろう問題を予測」し、事前に解決する場

 

重要なのは「意思決定」です。「意思」と「意識」は違います。

「意思」は日付の入った具体的目標をやったかどうかを解る様にすることです。例えば、2016年11月30日まで、売上高3億円、粗利益1億円を出します、と言った「具体的な宣言」になります。

「意識」にはこのような具体的な宣言はなく、秋が終わる頃には、粗利益を出したいと思います、といった目標も意思も無い不透明な物になります。

また「意思」には「覚悟」があることもありますが、「意識」には「覚悟」はありません。

2016年11月30日までに、売上高3億円、粗利益1億円を出します。もし出せなければ「降格」も覚悟しています。

これには強い意思を感じます。

秋が終わる頃には、粗利益を出したいと思います。市況が悪いので、難しいかも知れません。

これには意思も覚悟もなく、あるのは「成り行き」と「責任回避」です。

 

御社の会議は「意思決定」の場となっていますか?

会議参加者は「意思決定」したことに対し、「覚悟」を持って、やり切ろうとしていますか?

 

会議は「意思決定」の場を作り出すだけでなく、スタッフの行動が変わる「実務研修」です。「覚悟」を持って、やり切ろうとするスタッフを生む場でもあります。

 

会議が変われば行動が変わり、行動が変われば成果が変わります。

 

■会議活性化の効果

会議が活性化すると「現場力」が間違い無く「倍増」します。

 

(1)発言内容と心の中が次の様に変わります。

スライド1スライド6スライド2

 

(2)会議の様子が次の様に変わります。

スライド3

(3)これらの効果をまとめると・・・

• コメントの交換が主だった会議から、提案の出る会議
• 約束が守られない会議から約束が尊重される会議
• 一部の人しか意見を言わなかった会議から、皆から活発に意見の出る会議
• 会議をやらなかったら生まれなかった成果が出る会議
• 会議が終わった後、参加者のエネルギーが上がっている会議

このような会議こそ、企業を引っ張る会議です。

 

■会議を活性化させるため7つの切り口

会議を活性化させるためには以下の7項目にメスを入れます

 

(1)会議全体について(会議の目的、タイトル、グランドルールなど)
(2)参加者について(人選、参加者モチベーション、参加者満足など)
(3)開催案内について(開催案内の有無、承認の有無、記載内容など)
(4)会議運営について(事前準備、議事録確認、会議のゴール確認など)
(5)発言について(全員発言、傾聴、代替案提案、プラス言葉で発言など)
(6)議事録について(議事録の有無、記入内容、承認と配布など)
(7)決議事項について(成果目標シートの作成、通知時期と方法、進捗確認など)

 

■コンサルティングの流れ

次のような流れでコンサルティングを行います。

 

(1)会議実態把握アンケート

上記①~⑦の7テーマ50項目について、設問の意味を一つずつ説明をしながら、○(できている)、△(まあまあできている。できているときもある)、×(できていない)を付けていただきます。

上記7項目のどの項目が強いか、弱いかを知ることができます。

このアンケートを行い改善目標数値を設定するだけで、

自社のどこを強化すれば、今後良い会議が運営できるのかが解ります。

 

(2)改善項目の抽出と改善方法の検討

どの項目を改善すると会議の生産性が上がるかを検討し、まずは3つの重点項目を定めます。例えば、会議に欠席者、遅刻者がいる。これを何とかしたい、という事に対して、以下のように「事例と対策」を示します。

 

例)会議の欠席者、遅刻者を無くしたい。

いろんな会議に参加しますが、時間通りに参加者全員が揃っていることは希です。渋滞や事故による遅刻もありますが、業務都合による遅刻や出張による欠席が多く見受けられます。その度に「それが許される企業文化なんだな・・・」と感じます。

会議に遅刻、欠席するのは、それぞれに色々な理由があってのことと思いますし、その内容によっては仕方のないこともあります。しかし、それに甘んじて、毎回、誰かの顔が見えないと言うのは残念です。

会議はチームワークです。チームで試合に臨むときに遅刻、欠席者が毎回必ずいるようなチームが果たして勝てるでしょうか?
会議に遅れない、欠席しないというのは、チームワーク維持の最低限のルールだと思います。これが守れないのに良い会議が運営でき、良い決議が出て、良いPDCAのサイクルが回るとは思えません。

会議に遅刻、欠席するときのルールは決まっていますか?決まっていない場合、グランドルールに加えると良いでしょう。
上長に報告し、許可を得ている場合がほとんどですが、その上長判断はどのようなルールの元に判断されていますか?
チームワークの確認の場となる会議よりも優先される業務とは何があるのでしょうか?それを決めておき、公平なジャッジができるようにしておくと良いでしょう。
下記のようなルールを作っている会社もあります。

誰も遅刻したくて遅刻するわけではありません。会議室へ遅れて入るのに抵抗があります。ですから、場の空気をなごませるために、「休憩時のおやつを買ってくる」というルールがある会社があります。
また、「遅刻」=「委任」であるとし、「遅刻者は議決事項に反論ができない」というルールがあります。いないのを幸いに遅刻者にどんどん役務を科すので、遅刻者はたまりません。よって、遅刻者がいないのです。

最後になりますが、初めてのデートに遅刻したり、欠席をする人はいません。何故なら、デートが楽しみであり、ワ クワクするからです。そんな楽しい、ワクワクする会議を運営していないことが、遅刻、欠席を生むことになります。ルールも大切ですが、やはり会議の内容か ら考え直しましょう。

 
(3)あるべき会議運営の実施

 

アンケートと重点項目の改善提案の他に以下の「あるべき会議運営」に挑戦していただきます。

 

・最も重要な会議の「会議の目的」を明確にする。一つの会議の中に複数の目的があっても良い。明瞭にすることが大切。
・その会議名称を「どのようにしたら、○○○○(会議の目的を記す)を達成できるか?」という会議の目的に沿った名称をつける。複数の目的が有る場合は複数考える。
・その会議の開催案内をサンプルに従って作成する。
・その会議のコストを算出する。
・その会議のグランドルールを作成する。
・発言の仕方、頷き方などコミュニケーション技法の向上
・議事録の記入の仕方
・議決事項の進捗確認方法やPDCAサイクルの回し方
・会議へのオブザーブ参加による、会議運営の見直し

この中で最も重要なのは

会議へのオブザーブ参加による、会議運営の見直し

でしょう。経営会議から店舗や部署ミーティングまで、課題の多い会議へ参加し、運営指導はもちろんのこと、リーダーシップの発揮の仕方、チームの纏め方、またチームメンバーのモチベーションアップについてもご指導させていただきます